介護施設でのシフトの作り方を解説!作成のコツと作れない時の解決策

介護施設でのシフト作成方法とコツ介護職で働く

介護職員の不足が招く問題の1つに、シフト作成が難しい点があります。
毎月頭を悩ませてるリーダーも多いと思います。

でも、シフトの作り方ってほぼ教えて貰える事はないですよね。
そこで、「介護施設でのシフト作成方法とコツ」を紹介します。

リーダー介護士の苦労経験から得た、具体的なアドバイスをお伝えします。

当記事はこんな方向け

  • シフトを作る事になったけど、何も分からない
  • 人員がおらず、上手くシフト作成出来ない
  • 作ったシフトが不満に思われてないか心配

これらの悩みを抱える方の力になれれば幸いです。
主に施設介護士向けの情報なので、ご了承ください

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介護施設での「シフトの基本な作り方」

まずは「基本的なシフト作成方法」を説明します。

シフト作成における手順や守るべきルール、配慮したい内容等ですね。
直接教えて貰えない「隠れたルール的な内容」も多いので、知っておきましょう。

シフト作成の基本ルール

具体的なコツは後述しますが、大まかな作成ルールは下記。

守れない事もありますが、出来る限りこの意識で作成します。

介護シフトの基本的な作成方法

  • 過剰な連続出勤は避け、一定ペースで休日を作る
  • 職員の希望休は守る
  • 出勤時間や負担の偏りに配慮する
  • 休日出勤や残業はなるべく作らず、発生時はその時間を明記する

公休は、出勤3~4日に1回位のペースが目安です。
連勤が辛いのはもちろん、連休も連勤の原因になる

事務仕事

組む時は、基本的に出勤時間を徐々に遅くしていきます
※例【「早」⇒「遅」⇒「夜勤」⇒「公休」】

これにより出勤間隔が開くので、職員負担の軽減になります。
逆に「遅番」の次の日に「早番」と、早くするのは不適切です。

時間外労働の指示は時間を明記

人員不足等で、あらかじめ分かってる早出や残業は時間をシフトに明記します。
これにより、職員の情報伝達・申請漏れを防ぐ事が出来ます。

短時間パート等、シフトで決まった内容と違う働き方をする場合も同様。

また非常勤の勤務条件も、理解しておく必要があります。
集金可能なシフトや公休の日数など、個人により条件が異なるので注意して下さい。

作成者になったら、非常勤の勤務条件を知る事から始めましょう。

「シフトの作成ツール」と「締め切り日」

経験上、シフト作成はパソコンのエクセル使用が多いですね。

「シフト表の原本」を作成しておき、月毎に複製して使う形です。

早番や遅番などは、クリック1つで決定可能。
公休や各シフト回数の統計情報等も、一目で分かるようになってます。

カレンダースケジュール

またシフトを組み始めるには、希望休の締め切りを待つ必要もあります。
どの施設も希望休は大体15日締めなので、毎月20~25日前後で配れれば理想でしょうか。

作成に使える日数は、およそ10日ちょっとですね。

時間も限られてるので、「効率」と「ある程度の妥協」も必要。

シフトを上手く作成するコツ

介護現場でのシフト作成は、パズルの様に難しいものです。

特に人員不足が厳しい状況では融通が利きにくく、微修正でもかなりの手間です。
ちょっとした失敗から作り直し、なんて事もよくあります。

試験勉強での疑問

そのため、シフト作成方法のコツは「優先順位をよく考える事」ですね。

我流ですが、私の場合は下記の事を意識してます。

私がシフト作成時に注意してる事

  • 変更が効かない場所、必要人員が多い日を最優先に作る
  • 常勤は「夜勤」から作る
  • 出勤3~4日毎に公休を作るのが理想
  • 完璧は目指さない

非常勤や希望休など「正解が確定した場所」から作る

シフト作成時に最優先で埋めるのは、正解が分かりきった場所。
「シフト作成はパズル」と言いましたが、その例えで言うと角から埋める形です。

具体的には、下記です。

シフト作成時に最初に埋める場所

  • 希望休
  • 勤務条件が明確な非常勤
  • 特定の人員や職員数が必要な日(イベントや委員会、入浴等)

希望休や出勤日固定の職員、イベントや委員会等は変更が効かない部分です。
1番最初に決めてしまいましょう。

「早番(遅番)のみ」といった固定シフトで働く非常勤も、先に決めて良いかもですね。

固定シフトでフルタイムの職員は、条件がシンプルなので微修正もしやすいです。
後で調整が必要な時に動かしやすい印象ですね。

常勤は「夜勤」と「公休」を優先

私の場合は、常勤(全シフトに入れる人)は夜勤から作成します。
何故かと言うと、連勤を防ぐため一定のペースで公休を入れたいからです。

体力的な問題もあるし、夜勤明けは出来る限り公休にすべきです。

夜勤イメージ

いつ夜勤に入るかを決める事は、職員の出勤ペースを決める事になります。
なので、シフト作成時の優先順位は高いと言えますね。

私の職場では16時間夜勤なので、その例で説明すると…
【「早」⇒「遅」⇒「夜勤」⇒「明け」⇒「公休」】といった感じ。

出勤3日毎に公休を入れられると理想的。

介護での月の休みは9日が平均なので、出勤3~4日毎に公休を作るとキレイに仕上がります。
まぁ実際には、人員が厳しすぎてたまに5連勤とかになっちゃいますが…

完璧は目指さない

恐らくですが、現状ほとんどの介護施設で完璧なシフトは作れないです。

勤務表をみたい女性職員

人員不足による残業や連勤、職員間の相性等など、どこかしらにケチはつきます。
これもやはり優先順位をつけ、妥協すべき部分を見分けなくてはなりません。

私の場合、下記要素は優先順位が低め。

個人的な妥協ポイント

  • 職員間の相性
  • 職員の仕事能力

逆に優先すべきは「休日配分」や「休憩が可能か?」、「業務負担の平等性」といった要素。

連勤や残業が発生するのは仕方ないですが、1人に偏らない様に配慮します。

妥協とフォローを使い分けよう

リーダー業務的な話になっちゃいますが、妥協はしてもフォローは大切です。

先輩からの指導

例えば、「週ごとに職員数を見て、入浴予定を調整」等ですね。

私なんかは、能力や職員数で不安な日は事前に動き方を説明します。
「できない業務があっても良い、安全重視で」と伝えたりもしますね

シフトが作れない時の解決策

職員がいなくてシフトが作成できない。
どう作っても人員的にシフトに穴があいてしまう。

そんな時に使える打開策がこちら

シフトが作れない時の解決方法

  • ヘルプを頼む
  • 職員に相談する
  • 早出や残業、休日出勤で妥協する

具体的に解説します。

ヘルプを頼む

一番オーソドックスな方法が「ヘルプを頼む」方法。

介護課長や主任など、直属の上司に相談しましょう。
ヘルプで来てくれる職員は、他フロアの介護職員や生活相談員等、施設により異なります。

女性訪問介護員の食事介助

誰が来るにせよ、ヘルプ職員は現場の仕事に不慣れです。
ヘルプ職員に頼り切り、過剰な負担を掛けないよう注意して下さい。

「休憩中の見守り」「入浴・食事介助の手伝い」など、部分的なフォローに留めた方が無難。

施設内の人員状況も理解しよう

またヘルプを頼む前に、施設全体の人員状況を把握しておくよう注意して下さい。

本来なら中間管理をする役職者の仕事ですが、機能してない職場も多いです。
フロアリーダー同士でやり取りする機会も多いのが現状ですね。

施設全体で職員不足が進んでいる場合、ヘルプに依存すると不平が発生しがち。
相手の人員のバランスを見て、時には自分達で解決する方法も考える必要もあります。

所属の職員に相談する

「希望休が何人も重なった」「どうしてもある場所のシフトがキツくなる」。

そんな時は、職員に相談を持ち掛けて下さい。

具体的な相談方法

  • 申し送りノートで「誰か希望休がずらせないか相談」
  • 公休の多いパート職員さん等に出勤を依頼
  • シフトがきつくなった事実を報告確認

よくある問題ですし、こういった動き方も覚えておきましょう。
シフトがキツイ時でも、一言あれば心象は違うモノです。

協力してくれた職員には、きちんと感謝を伝えて下さい。
次に問題があった時は「優先して希望を守る」など、後のフォローも忘れずに。

早出や残業の「時間外労働」で対応

最後は定番の力業、「早出」「残業」「休日出勤」です。

落ち込み

業界の職員不足が進んでいる現状では、毎月の様に発生してる職場も多いでしょう。
シフト作成者としては心苦しいですが、これらと向き合わなければならない現実があります。

早出や残業時間が必要な場所、職員負担を軽減する配慮など…。
シフト作成時の「時間外労働のつけ方」も理解しておくべきでしょう。

日勤者を上手く活用する

時間外労働が発生する時は、下記を意識します。

早出や残業指示の注意点

  • 日勤者で上手くフォローする
  • 人や頻度に偏りを作らない
  • 夜勤明けには残業をさせない
  • 会議等で休日出勤が予想される日は、出勤にして予防

早出や残業は日勤者で上手くフォロー出来ます。

多くの介護施設では、勤務時間から「早・遅番・夜勤」が必須人員。
そのため、時間外労働は「早番の残業」と「遅番の早出」がメインです。

入浴介助後の車イス移動

日勤を上手く調節する事で、時間外労働が発生する職員・頻度の偏りを防げます。
逆に日勤以外が不足すると、休日出勤が発生しやすくなります。

作成者になると分かりますが、日勤パートはかなり有難い人材ですよ。

シフトや人員の問題は「チームで共有」する

ここまで色々と述べましたが、実際はなかなか上手くいきません。

無理な物は仕方ないので、出来る範囲で努力すれば良いだけです。

パソコンを見る女性職員2人

ただ他職員は、毎月のシフトから色々な事を感じてます。

チームの問題を共有し、配慮をして理解を得る事も重要ですね。
ここで述べた内容を意識すれば、チーム内の「働きやすさ」「信頼関係」の維持改善になります。

職場の問題がシフト作成者の問題にすり替わらないよう、身を守る効果もありますよ。

他にも「シフト作成の暇が無い」「作成者のシフトがキツくなる」という問題点もあります。
他人を気に掛け過ぎて潰れないよう、自分の事も大切にして下さいね。

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