介護施設でのシフトの作り方を解説！作成のコツと作れない時の解決策

介護職員の不足が招く問題の1つに、シフト作成が難しい点があります。
毎月頭を悩ませてるリーダーも多いと思います。

でも、シフトの作り方ってほぼ教えて貰える事はないですよね。
そこで、「介護施設でのシフト作成方法とコツ」を紹介します。

リーダー介護士の苦労経験から得た、具体的なアドバイスをお伝えします。

これらの悩みを抱える方の力になれれば幸いです。
主に施設介護士向けの情報なので、ご了承ください

介護施設での「シフトの基本な作り方」

まずは「基本的なシフト作成方法」を説明します。

シフト作成における手順や守るべきルール、配慮したい内容等ですね。
直接教えて貰えない「隠れたルール的な内容」も多いので、知っておきましょう。

シフト作成の基本ルール

具体的なコツは後述しますが、大まかな作成ルールは下記。

守れない事もありますが、出来る限りこの意識で作成します。

公休は、出勤3～4日に1回位のペースが目安です。
連勤が辛いのはもちろん、連休も連勤の原因になる

組む時は、基本的に出勤時間を徐々に遅くしていきます。
※例【「早」⇒「遅」⇒「夜勤」⇒「公休」】

これにより出勤間隔が開くので、職員負担の軽減になります。
逆に「遅番」の次の日に「早番」と、早くするのは不適切です。

「時間外労働」や「その他役割」の指示も明記

人員不足等で、あらかじめ分かってる早出や残業は時間をシフトに明記します。
これにより、職員の情報伝達・申請漏れを防ぐ事が出来ます。

その他にも、下記内容をシフトに明記する事もあります。

このあたりは職場により異なり、必ずしも記載するとは限りません。
特に大型施設は人数も多いので、明記する必要があるケースが多いですね。

「非常勤（パート・派遣）の勤務条件」を把握する

シフト作成者になった時に確認したいのが、非常勤の希望出勤日。

正社員と違い、パートや派遣社員は個人で「可能な出勤日数やシフト」が異なります。
前任者や本人と下記内容を確認してください。

こうした雇用契約や勤務方法は、非常勤1人1人で異なります。
シフト作成にかかる前に、個人の勤務体系を把握するようにしましょう。

「シフトの作成ツール」と「締め切り日」

経験上、シフト作成はパソコンのエクセル使用が多いですね。

「シフト表の原本」を作成しておき、月毎に複製して使う形です。

またシフトを組み始めるには、「希望休の締め切り」を待つ必要もあります。
どの施設も希望休は、シフト切り替えの10～15日前に締めきります。

シフト切り替えの5日前ぐらいに配布できると理想ですね。
作成に使える日数は、およそ10日ちょっとになると思います。

介護現場でシフトを上手く作成するコツ

介護現場でのシフト作成は、パズルの様に難しいものです。

特に人員不足が厳しい状況では融通が利きにくく、微修正でもかなりの手間です。
ちょっとした失敗から作り直し、なんて事もよくあります。

そのため、シフト作成方法のコツは「優先順位をよく考える事」ですね。

我流ですが、私の場合は下記の事を意識してます。

非常勤や希望休など「正解が確定した場所」から作る

シフト作成時に最優先で埋めるのは、正解が分かりきった場所。
「シフト作成はパズル」と言いましたが、その例えで言うと角から埋める形です。

具体的には、下記です。

希望休や出勤日固定の職員、イベントや委員会等は変更が効かない部分です。
1番最初に決めてしまいましょう。

「早番（遅番）のみ」といった固定シフトで働く非常勤も、先に決めて良いです。

常勤は「夜勤」と「公休」を優先

私の場合は、常勤（全シフトに入れる人）は夜勤から作成します。
何故かと言うと、連勤を防ぐため一定のペースで公休を入れたいからです。

体力的な問題もあるし、夜勤明けは出来る限り公休にすべきです。

いつ夜勤に入るかを決める事は、職員の出勤ペースを決める事になります。
なので、シフト作成時の優先順位は高いと言えますね。

出勤3～4日毎に公休を入れられると理想的。

介護での月の休みは9日が平均なので、出勤3～4日毎に公休を作るとキレイに仕上がります。
まぁ実際には、人員が厳しすぎてたまに5連勤とかになっちゃいますが…

夜勤回数も確認しよう

シフト作成はエクセルを使うと説明しましたが、その際には下記情報も確認できます。

だいたいどこの職場も、各個人で上記の数が表示されます。
特にシフトを組む時は、夜勤回数は気にするようにして下さい。

夜勤専従でもない限り、正社員の夜勤回数は平等となるよう意識しましょう。
また個人により回数の希望もあるので、余裕があれば配慮すると親切です。

完璧は目指さない

恐らくですが、現状ほとんどの介護施設で完璧なシフトは作れないです。

人員不足による残業や連勤、職員間の相性等など、どこかしらにケチはつきます。
これもやはり優先順位をつけ、妥協すべき部分を見分けなくてはなりません。

私の場合、下記要素は優先順位が低め。

逆に優先すべきは「休日配分」や「休憩が可能か？」、「業務負担の平等性」といった要素。

連勤や残業が発生するのは仕方ないですが、1人に偏らない様に配慮します。

妥協とフォローを使い分けよう

リーダー業務的な話になっちゃいますが、妥協はしてもフォローは大切です。

例えば、「週ごとに職員数を見て、入浴予定を調整」等ですね。

シフトが組めない時の解決策

職員がいなくてシフトが作成できない。
どう作っても人員的にシフトに穴があいてしまう。

そんな時に使える打開策がこちら

具体的に解説します。

ヘルプを頼む

一番オーソドックスな方法が「ヘルプを頼む」方法。

介護課長や主任など、直属の上司に相談しましょう。
ヘルプで来てくれる職員は、他フロアの介護職員や生活相談員等、施設により異なります。

誰が来るにせよ、ヘルプ職員は現場の仕事に不慣れです。
ヘルプ職員に頼り切り、過剰な負担を掛けないよう注意して下さい。

施設内の人員状況も理解しよう

またヘルプを頼む前に、施設全体の人員状況を把握しておくよう注意して下さい。

本来なら中間管理をする役職者の仕事ですが、機能してない職場も多いです。
フロアリーダー同士でやり取りする機会も多いのが現状ですね。

所属の職員に相談する

「希望休が何人も重なった」「どうしてもある場所のシフトがキツくなる」。

そんな時は、職員に相談を持ち掛けて下さい。

よくある問題ですし、こういった動き方も覚えておきましょう。
シフトがキツイ時でも、一言あれば心象は違うモノです。

協力してくれた職員には、きちんと感謝を伝えて下さい。
次に問題があった時は「優先して希望を守る」など、後のフォローも忘れずに。

早出や残業の「時間外労働」で対応

最後は定番の力業、「早出」「残業」「休日出勤」です。

業界の職員不足が進んでいる現状では、毎月の様に発生してる職場も多いでしょう。
シフト作成者としては心苦しいですが、これらと向き合わなければならない現実があります。

早出や残業時間が必要な場所、職員負担を軽減する配慮など…。
シフト作成時の「時間外労働のつけ方」も理解しておくべきでしょう。

日勤者を上手く活用する

時間外労働が発生する時は、下記を意識します。

早出や残業は日勤者で上手くフォロー出来ます。

多くの介護施設では、勤務時間から「早・遅番・夜勤」が必須人員。
そのため、時間外労働は「早番の残業」と「遅番の早出」がメインです。

日勤を上手く調節する事で、時間外労働が発生する職員・頻度の偏りを防げます。
逆に日勤以外が不足すると、休日出勤が発生しやすくなります。

シフトや人員の問題は「チームで共有」する

ここまで色々と述べましたが、実際はなかなか上手くいきません。

無理な物は仕方ないので、出来る範囲で努力すれば良いだけです。

ただ他職員は、毎月のシフトから色々な事を感じてます。

チームの問題を共有し、配慮をして理解を得る事も重要ですね。
ここで述べた内容を意識すれば、チーム内の「働きやすさ」「信頼関係」の維持改善になります。

他にも「シフト作成の暇が無い」「作成者のシフトがキツくなる」という問題点もあります。
他人を気に掛け過ぎて潰れないよう、自分の事も大切にして下さいね。